Trong hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp có thể thành lập văn phòng đại diện để thực hiện một số công việc nhất định vì lợi ích và bảo vệ lợi ích của công ty. Văn phòng đại diện có con dấu riêng, có giấy chứng nhận để thực hiện các hoạt động của mình. Văn phòng đại diện có một số quyền và nghĩa vụ nhất định phù hợp với chức năng của mình. Vậy thủ tục thành lập văn phòng đại diện như thế nào, hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện
- Thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
- Quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty TNHH một thành viên, bản sao hợp lệ biên bản họp đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần, của các thành viên đối với công ty hợp danh.
- Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao hợp lệ)
- Chứng minh nhân dân, căn cước công dân, hộ chiếu hoặc các giấy tờ chứng thực cá nhân khác của người đứng đầu văn phòng đại diện (bản sao hợp lệ)
- Giấy ủy quyền (nếu nộp thông qua người đại diện)
Nội dung thông báo về việc đăng ký hoạt động văn phòng đại diện
Khi thực hiện thông báo thì phải đảm bảo có những nội dung chủ yếu sau:
Mã số doanh nghiệp
Tên, địa chỉ trụ sở chính
Tên văn phòng đại diện dự định thành lập
- Tên văn phòng đại diện phải được đặt phù hợp với quy định của Luật doanh nghiệp
- Phải mang tên của doanh nghiệp và đi kèm cụm từ “Văn phòng đại diện”
- Tên VPDĐ phải được viết và gắn tại trụ sở văn phòng đại diện đó. Và phải được in hoặc viết với cỡ chữ nhỏ hơn tên doanh nghiệp trên các văn bản, tài liệu giao dịch, giấy tờ, hồ sơ và các ấn phẩm khác phát hành bởi văn phòng đại diện.
Địa chỉ trụ sở văn phòng đại diện
Văn phòng đại diện phải được đặt trụ sở tại Việt Nam, địa chỉ được xác định chính xác đến số nhà, tên phố, tên xã, phường, thị trấn, tên quận, huyện, thị xã, tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, số fax, số điện thoại, thư điện tử (nếu có). Văn phòng đại diện không thể là nhà tập thể, nhà chung cư. Nếu phải thuê trụ sở làm văn phòng đại diện thì phải cung cấp những tài liệu sau:
- Hợp đồng thuê văn phòng
- Giấy chứng nhận QSD đất của địa điểm cho thuê
- Bản sao giấy tờ chứng thực cá nhân và hộ khẩu của bên cho thuê
Thông tin người đứng đầu VPĐD
- Thông tin họ, tên, nơi cư trú, số giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp của người đứng đầu văn phòng đại diện
- Thôn tin họ tên và chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Lưu ý: Người đứng đầu văn phòng địa diện không được thuộc những trường hợp không được điều hành và quản lý doanh nghiệp được quy định tại Luật doanh nghiệp, gồm:
+ Cán bộ, công chức theo quy định của Luật cán bộ và công chức
+ Sĩ quan, hạ sĩ quan, công nhân quốc phòng, quân nhân chuyên nghiệp trong các đơn vị, cơ quan của Quân đội nhân dân; sĩ quan, hạ sĩ quan chuyên nghiệp trong các đơn vị, cơ quan của Công an nhân dân.
+ Cán bộ và người quản lý trong các doanh nghiệp có 100% vốn nhà nước, trừ những người được cử để làm đại diện phần vốn góp của Nhà nước tại những doanh nghiệp khác.
+ Người có khuyết điểm về năng lực hành vi dân sự (chưa thành niên, bị hạn chế hoặc mất năng lực hành vi dân sự)
+ Người bị Tòa án cấm thực hiện một số hoạt động nhất định
+ Người đang chấp hành hình phạt tù hoặc các biện pháp giam giữ khác
+ Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật