Khi cá nhân, tổ chức có nhu cầu ĐKNH có thể tự mình hoặc ủy quyền cho cá nhân, tổ chức khác đăng ký nhãn hiệu. Khi đơn đăng ký nhãn hiệu được nộp tới cơ quan có thẩm quyền, đơn sẽ được trải qua quá trình thẩm định về hình thức và thẩm định về nội dung. Bài viết dưới đây sẽ làm rõ vấn đề thẩm định hình thức đơn ĐKNH.
1. Quy định chung về thẩm định hình thức
Thẩm định hình thức nhằm kiểm tra việc tuân thủ các quy định về hình thức đối với đơn. Từ đó đưa ra kết luận đơn có được coi là hợp lệ hay không. Thời hạn thẩm định hình thức là 01 tháng kể từ ngày nộp đơn. Nếu trong quá trình thẩm định hình thức đơn, người nộp đơn chủ động hoặc theo yêu cầu của Cục SHTT. Từ đó tiến hành việc sửa chữa, bổ sung tài liệu thì thời hạn thẩm định hình thức được kéo dài thêm 01 tháng. Thời gian tính kể từ ngày tiếp nhận tài liệu bổ sung.
2. Nội dung công việc thẩm định hình thức
Quá trình thẩm định hình thức sẽ trải qua các công việc sau
– Kiểm tra số lượng các tài liệu bắt buộc phải có trong đơn;
– Kiểm tra hình thức các tài liệu;
– Kiểm tra nội dung các tài liệu;
– Kết luận đơn hợp lệ hay không hợp lệ, đơn hợp lệ thì xác định ngày ưu tiên ( nếu có);
– Xử lý tài liệu bổ sung, sửa chữa thiếu sót ( nếu có).
Kiểm tra các tài liệu bắt buộc có trong đơn
– Hồ sơ đăng ký nhãn hiệu: Bao gồm: tờ khai, mẫu nhãn hiệu, hóa đơn/ lệ phí. Giấy ủy quyền, quy chế sử dụng nhãn hiệu tập thể/ giấy chứng nhận. Tài liệu yêu cầu hưởng quyền ưu tiên và các tài liệu khác ( nếu có).
– Mỗi loại đơn có danh mục các tài liệu cụ thể khác nhau:
Ví dụ: Đơn ĐKNH thông thường do chủ đơn nộp cần có: tờ khai, mẫu nhãn hiệu, hóa đơn/ lệ phí. Trong trường hợp đơn đăng ký nhãn hiệu thông thường nộp thông qua tổ chức đại diện SHCN. Hoặc được ủy quyền nộp đơn cho một cá nhân/ tổ chức cần có thêm: giấy ủy quyền.
Kiểm tra hình thức và nội dung tài liệu
Đối với tờ khai: cần được trình bày theo mẫu, đúng kích thước và đầy đủ các thông tin cần thiết vào những chỗ thích hợp. ( Mô tả, màu sắc, loại nhãn hiệu đăng ký. Tên chủ đơn, địa chỉ chủ đơn, danh mục hàng hóa dịch vụ. Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên, chữ ký và đóng dấu xác nhận người khai).
Yêu cầu về mô tả nhãn hiệu
– Kết cấu, thành phần của mẫu nhãn hiệu với phần mô tả cần đồng nhất. Nếu nhãn hiệu được cấu thành từ nhiều yếu tố thì cần chỉ rõ các yếu tố cấu thành và sự kết hợp giữa các yếu tố đó. Nếu nhãn hiệu chứa yếu tố hình, cần nêu rõ nội dung và ý nghĩa của yếu tố hình. Nếu nhãn hiệu có chứa các chữ, từ ngữ không phải ký tự Latinh thì ghi rõ cách phát âmVà nếu từ đó có nghĩa cần dịch ra tiếng Việt.Màu sắc yêu cầu bảo hộ cần mô tả phù hợp với màu sắc thể hiện trong mẫu nhãn hiệu và liệt kê đầu đủ, cụ thể. Ví dụ: Xanh da trời, xanh dương đậm. Xanh dương nhạt, đỏ, cam, vàng, nâu, đỏ….
– Tên và địa chỉ người nộp đơn: trình bày thống nhất với các tài liệu trong đơn. Hạn chế sử dụng từ viết tắt. Đối với trường hợp cá nhân, tổ chức được ủy quyền nộp đơn cũng phải đảm bảo các yêu cầu. Thống nhất về tài liệu và hạn chế sử dụng từ viết tắt.
– Loại nhãn hiệu đăng ký:
Người nộp đơn đánh dấu vào mục thích hợp như nhãn hiệu liên kết. Nhãn hiệu chứng nhận hay nhãn hiệu tập thể. Đối với nhãn hiệu chứng nhận, người nộp đơn phải nêu rõ trong hồ sơ đơn mục đích, nội dung và phương thức của việc chứng nhận.
– Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên và tài liệu chứng minh quyền ưu tiên. Yêu cầu hưởng quyền ưu tiên cần được thể hiện trong tờ khai bằng cách điền đầy đủ thông tin về yêu cầu ngày ưu tiên. Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên, nước xuất xứ của tài liệu.
– Yêu cầu về mẫu nhãn hiệu:
Ngoài mẫu nhãn hiệu trên tờ khai, đơn phải kèm theo mẫu nhãn hiệu giống nhau. Ngoài ra đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Mẫu nhãn hiệu phải được trình bày rõ ràng với kích thước của mỗi thành phần trong nhãn hiệu. Không lớn hơn 80mm và không nhỏ hơn 8 mm. Tổng thể nhãn hiệu phải được trình bày trong khuôn mẫu với kích thước 80mm x 80mm trên tờ khai.
+ Đối với nhãn hiệu là hình 3 chiều thì mẫu nhãn hiệu phải kèm theo ảnh chụp. Hoặc hình vẽ thể hiện phối cảnh và có thể kèm theo mẫu mô tả ở dạng hình chiếu.
+ Đối với nhãn hiệu có yêu cầu bảo hộ màu sắc thì mẫu nhãn hiệu phải được trình bày đúng màu sắc yêu cầu bảo hộ. Nếu không yêu cầu bảo hộ màu sắc thì mẫu nhãn hiệu phải được trình bày dưới dạng đen trắng.
– Yêu cầu về chữ ký và con dấu xác nhận mục người khai. Tờ khai cần được điền tên đầy đủ. Ngoài ra chữ ký, con dấu của người nộp đơn hoặc người được ủy quyền nộp đơn.